تاریخ به ما می‌گوید که مدیریت ضعیف زمان، یک مسئله قدیمی است، مسئله‌ای است که فناوری آن را به‌وجود نیاورده ‌است و آن را نمی‌تواند حل کند. به‌قول یکی از همکاران، «ما نمی‌توانیم از صنعت، پیشرفت و توسعه صحبت کنیم در صورتی که نمی‌توانیم برای یک روزمان برنامه‌ریزی کنیم». بدون‌شک یکی از ارزشمندترین و کمیاب‌ترین سرمایه‌های انسان وقت است. به شیوه‌ای که هرکس هر شبانه‌روزش بیست‌وچهار ساعت دارد، نه کمتر و نه بیشتر.”

استفاده مؤثر و اثربخش از زمان، ضرورتی اجتناب‌ناپذیر برای موفقیت در عرصه کار و زندگی است. مدیریت زمان شامل مجموعه‌ای از مهارت‌ها برای کنترل کردن و استفاده بهتر از زمان است. سازمان‌هایی که زمان خود را به روش بهتری مدیریت کنند به سطح‌های بالاتری از بهره‌وری دست یافته و در اتخاذ و اجرای تصمیمات خود، دارای سرعت عمل بوده و از تکرار کارها جلوگیری خواهند کرد و درنهایت می‌توانند منجر به کاهش تمام هزینه‌های مالی و غیر مالی گردند.

با این که زمان نادرترین منبع ارزشمند در اختیار بشر است، شروع درک اهمیت مدیریت آن، از دوران انقلاب صنعتی بود.
دکتر علی رضاییان برای مدیریت زمان، سه فصل قائل شده و توصیه می‌کند برای استفاده بهینه از زمان، از کارها یادداشت‌برداری کنید، برای انجام کارها، برنامه‌ریزی کنید و قبل از هر موردی، ارزش‌هایی را تعیین کنید که با توجه به آنها، اولویت‌ها مشخص می‌شوند.

یکی از دلایل دستیابی کشورهای پیشرفته به توسعه، کشاورزی و صنعت جدید، حداکثر بهره‌وری آنان از وقت است. در حالی که در کشور ما شاید بی‌ارزش‌ترین مسأله، وقت است. بسیاری از مردم گمان می‌کنند توانایی درست مدیریت زمان خود را ندارند. این قبیل افراد فکر می‌کنند این باورهای فطری یا میراث آنهاست اما هیچ‌کس با نقص ژنتیکی در ساماندهی شخصی‌اش به دنیا نمی‌آید.

مدیریت زمان موضوعی است که همه ما، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای، نیاز داریم با آن روبرو شویم تا در زندگی موفق شویم. هم‌چنین مدیریت زمان به ما کمک می‌کند که به وسیله حذف مزاحمت‌ها و فعالیت‌های غیرضروری، مدت زمانی که واقعاً کار می‌کنیم را افزایش دهیم. یکی از وجوه رضایت‌بخش مدیریت زمان، کاهش استرس در زندگی است. کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحی و جسمی می‌شود. یادمان باشد که متأسفانه زمان چیزی است که بشر نمی‌تواند آن را کنترل کند.

اولویت‌بندی یکی از مهم‌ترین قدم‌های مدیریت زمان است. این عمل کمک می‌کند که موارد زمان‌بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می‌دهند و نه کمک می‌کنند که به اهداف خود دست یابیم را حذف کنیم. این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد.

اقتصاددان ایتالیایی، ویلفردو پارتو، قانونی در اولویت‌بندی دارد. قانون پارتو می‌گوید که :تقریباً 80درصد نتیجه موردنظر از ۲۰درصد تلاش‌هایی حاصل می‌شود که انجام می‌دهیم.

برای اینکه کارهای خود را به روش مؤثری اولویت‌بندی کنیم، باید ۲۰درصد مهم را جدا کنیم. وقتی کارهای مهم تعیین شدند ما می‌توانیم بر اقداماتی تمرکز کنیم که بیشترین نتیجه موردنظر را حاصل می‌کنند.

هنگام تحلیل چگونگی گذراندن اوقات خود، متوجه خواهیم شد که خیلی از اوقات ما، صرف کارهای کوچک و ناچیز می‌شود. به همین دلیل توان ما صرف حوزه‌های اصلی و حیاتی نمی‌شود؛ که نیازمند تلاش بیشتر هستند. برای اینکه به حد‌اکثر عملکرد دست‌یابیم به زمان خواب و استراحت کافی نیاز داریم.

اقدام به این عمل سخت‌تر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است. هنگام برنامه‌ریزی ما می‌پنداریم که به هیچ استراحتی نیاز نداریم یا می‌توانیم فقط چهار ساعت در روز بخوابیم. کار مداوم بدون استراحت، سطح استرس را افزایش داده و سطح عملکرد را به طور قطع کاهش می‌دهد.

می‌توان مدیریت زمان را ابزاری قلمداد کرد که با آن می‌توانیم به زندگی بهتری دست‌یابیم؛ که دستاوردهای ارزشمند و احساس عمیق رضایت و کمال از ویژگی‌های آن به شمار می‌رود. وجه مشترک افراد موفق این است که آنها ارزش بسیار زیادی برای وقت خود قائل هستند و به‌طور مداوم سعی می‌کنند که زندگی خود را بهتر سازماندهی کرده و کارآمدتر شوند.

دکتر محمد بیدگلی 

مدرس دانشگاه و کارشناس مسائل ایران